W każdej firmie, która zatrudnia pracowników, niezwykle istotną kwestią jest archiwizacja dokumentów kadrowych. Jakie akta muszą być archiwizowane, jakie są terminy w których należy je przechowywać i jak usprawnić archiwizację dokumentów kadrowych?
Contents
Archiwizacja dokumentów kadrowych — które akta należy przechowywać?
Tak zwane dokumenty kadrowe to wszystkie akta, które dotyczą pracowników zatrudnionych w firmie. Mowa tu więc między innymi o ich umowie o pracę, czy też aktach osobowych i innych dokumentach, które w jakikolwiek sposób są związane ze stosunkiem pracy. Ich przechowywanie jest prawnym wymogiem.
To kiedy archiwizowanie dokumentów jest obowiązkowe, określa między innymi Kodeks pracy, a dokładniej artykuł 94, punkt 9a oraz 9b. Te punkty mówią o tym, że jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest prowadzenie oraz przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, oraz akta osobowe pracowników. Ponadto przechowywanie dokumentacji musi być wykonywane w sposób gwarantujący poufność, integralność, kompletność oraz dostępność.
Archiwizowanie dokumentów — terminy
Prawo mówi o tym, że dokumenty muszą być przechowywane przez cały okres zatrudnienia. Jeśli stosunek pracy ulegnie rozwiązaniu lub wygaśnie, to dokumentacja pracownicza musi być jeszcze przechowywana przez kolejne 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym doszło do rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.
W kwestii terminów doszło jednak do sporych zmian poprzez Ustawę z dnia 10 stycznia 2018 roku o zmianie niektórych ustaw. W wypadku stosunków pracy, które nawiązano przed 1 stycznia 2019 roku, dokumentacja pracownicza musi być przechowywana przez okres aż 50 lat. Okres 10-letni dotyczy tylko tych umów, które zostały zawarte po 1 stycznia 2019 roku.
Dlaczego archiwizacja dokumentów kadrowych jest tak ważna?
Dobra archiwizacja dokumentów powiązanych z pracownikiem to między innymi forma zabezpieczenia się przed karami w razie jakiejkolwiek kontroli. Takie dokumenty ponadto mogą mieć formę dowodu w sprawach o roszczenia pracownika ze stosunku pracy, kontroli przeprowadzanych przez ZUS lub Państwową Inspekcję Pracy, czy też w trakcie ustalania uprawnień emerytalnych i rentowych.
Czy warto postawić na usługi archiwizacyjne?
Gdy zależy nam na tym, by archiwizacja dokumentów była jak najbardziej efektywna, to ciekawym rozwiązaniem mogą być usługi archiwizacyjne. Są one świadczone przez przedsiębiorstwa, które specjalizują się w archiwizacji danych. Dzięki nim mamy pewność, że wszystkie dokumenty zostaną odpowiednio oznaczone oraz posegregowane.
Postawienie na usługi archiwizacyjne realizowane przez prawdziwych specjalistów od archiwizacji to także sposób na to, by znacząco zwiększyć ilość miejsca dostępnego w biurze. Zgrabni archiwizatorzy potrafią bowiem poprawić sposób, w który przechowujemy dane i go zoptymalizować tak, by wszystkie dokumenty, które trafiły do archiwizacji, zajmowały możliwie jak najmniej miejsca w archiwum. W tym celu wykonuje się na przykład brakowanie dokumentów i ich niszczenie.
